PRIVACYVERKLARING
REKENKAMERCOMMISSIE ALKMAAR
1. ALGEMEEN
Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig om uw persoonsgegevens te verwerken. De rekenkamercommissie Alkmaar (verder: de rekenkamer) verwerkt uw persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier in overeenstemming met de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en de Uitvoeringswet Avg. Daarom beschrijft de rekenkamer graag waarom en hoe wij u persoonsgegevens verwerken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.
2. WAAROM WIJ UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN
2.1 Onderzoeken
De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Hiervoor verwerken wij soms persoonsgegevens en soms bijzondere persoonsgegevens. Voorafgaand aan elk onderzoek wegen wij zorgvuldig af welke gegevens nodig zijn voor het onderzoek, zodat wij dit met zo min mogelijk gegevens kunnen uitvoeren.
Voor onze onderzoeken verwerken wij soms ook persoonsgegevens die wij bij de gemeente of bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling hebben opgevraagd. Zij zijn op grond van de Gemeentewet verplicht deze gegevens aan de rekenkamer te verstrekken en u daarover te informeren. Deze gegevens verwerken wij zonder u daarover nog afzonderlijk te informeren. De analyse van deze gegevens gebruiken wij in ons rapport. Uw persoonsgegevens zullen wij niet openbaar maken of met anderen delen.
Het komt voor dat wij u om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête, een interview of een groepsgesprek. Sporadisch kan het voorkomen dat wij u om bijzondere persoonsgegevens vragen (zoals medische gegevens) als wij bijvoorbeeld een onderzoek doen in het sociaal domein. Ook kan het voorkomen dat wij u toestemming vragen om een (deel) van uw gemeentelijk dossier, waarin bijzondere persoonsgegevens staan, te mogen onderzoeken. De (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen wij pas als u daarmee expliciet akkoord bent gegaan. Ook voor deze persoonsgegevens geldt dat wij deze niet openbaar maken.
In onze rapporten nemen wij alleen functienamen, organisatienamen en portefeuilles op. Alleen met uw uitdrukkelijke toestemming nemen wij uw persoonsnaam op in ons rapport.
2.2 Onderzoek gerelateerde activiteiten
Contact met politici
Van politici die verzonden zijn aan de gemeente Alkmaar registreren wij naast contactgegevens één bijzonder persoonsgegeven: de politieke partij waar zij lid van zijn. Bij het benaderen van raadsleden voor ons onderzoeksprogramma of onze onderzoeken nemen wij een zo groot mogelijke spreiding van politieke overtuiging in acht.
(Groeps)interviews en bijeenkomsten
De rekenkamer houdt (groeps)interviews en bijeenkomsten. Om personen te kunnen uitnodigen en een onderzoeksverslag te kunnen maken, verwerken wij gegevens. De gegevens die wij in dit kader van u verwerken zijn met uw toestemming verkregen en betreffen uw naam en contactgegevens, waaronder e-mail en eventueel telefoonnummer. Wij vragen u toestemming om de gegevens te mogen hergebruiken voor toekomstige onderzoeken en bijeenkomsten van de rekenkamer.
Toesturen van publicaties
Tevens sturen wij op verzoek persberichten of rapporten toe, waarbij uw contactgegevens, zoals uw naam, adres of e-mailgegevens met uw voorafgaande toestemming worden gebruikt. Dit met als doel om u de gewenste persberichten of rapporten te kunnen zenden.
1. BEVEILIGING
De rekenkamer neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en heeft daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met openbaarmaking van persoonsgegevens tegen te gaan.
Deze maatregelen zijn, conform de geldende gemeente beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), opgenomen in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Alkmaar.
2. BEWAARTERMIJN
De rekenkamer bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waar uw gegevens voor zijn verzameld. Daar waar mogelijk anonimiseren wij persoonsgegevens al tijdens het onderzoek en anders kort na publicatie van het onderzoek, maar in ieder geval binnen één jaar na publicatie. In die gevallen waar anonimiseren niet mogelijk is, worden de persoonsgegevens na publicatie gewist.
3. DELEN MET ANDEREN
De rekenkamer verstrekt uw gegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een afspraak met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van ons (bijvoorbeeld een onderzoeksbureau) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De rekenkamer blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
4. UW RECHTEN
Als u uw gegevens vrijwillig aan ons heeft verstrekt, bijvoorbeeld via een enquête, heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar Rekenkamercommissie Alkmaar, Postbus 54, 1800 BC Alkmaar. Ter verificatie dat het verzoek van u afkomstig is, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek te voegen. Ter bescherming van uw privacy verzoeken wij u om op deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. De rekenkamer zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
5. COOKIES
Informatie over de rekenkamer maakt onderdeel uit van de website van de gemeente Alkmaar. Voor meer informatie over het beheren van cookies, kunt u de cookieverklaring raadplegen op https://www.alkmaar.nl/Cookie-Policy.html.
6. CONTACTGEGEVENS
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op met de rekenkamer via telefoon 14072 of via post@alkmaar.nl.
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt ons bereiken via telefoon 14072 of post@alkmaar.nl.
Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.